Hazırlanan rapor bilgi aktarma amacı taşıdığı için, hazırlama sürecinde dikkatli olunmalı ve bunun için belirlenmiş olan kurallara uyulmalıdır.Analiz veya bilgi vermek ya da ikna etmek gibi amaçlar taşıyabilir.  

İlgili kişilerle paylaşmak amacıyla hazırladığınız bu raporları belirli teknikler çerçevesinde hazırlayarak amacına tam anlamıyla hizmet etmesini ve etki bırakmasını sağlayabilirsiniz.